投稿者: コンテキサー

多くの場合、ITカイゼンのためには、道具としてのITが不可欠となります。情報の流れをよくするためには、情報をある程度デジタル化し、効率的な保管と検索、時間や場所の制約を受けにくい伝達、過去の事例やノウハウの再利用などを積極的に行っていく必要があります。

道具としてのITでは、実現したいしくみを作る人と使う人が同一の人、あるいは同じ部署の人である必要があります。つまり、ITの専門家でなくても、実現したいしくみが作れるようなITツールが必要です。具体的にあげると、以下のような要件を満たしてほしいですね。

• プログラムをすることなく、パラメータなどの設定により目的の機能を実現できる
• Excelや既存の情報をそのまま活用でき、同時にレガシーのデータベースなどとも連携が可能である
• 企業の業務知識と若干のITスキルがある要員が、自ら工夫することでカスタマイズが可能である
• コストがかからず、創意工夫が成果として共有でき、それを再利用することが容易である
• データおよびデータ構造がオープンであり、業務の変更や拡張に対応でき発展性がある

マイクロソフト社のExcelというITツールは、非常に優れたソフトウェアであり、多くの製造業の現場で、管理業務をこのソフトウェアを利用して実施しています。しかし、Excelの難点は、形式や構造が自由な分だけ、そこに含まれている情報を、外部のしくみとやりとり（連携）する場合に手間がかかるということです。

コンテキサーは、Excelのような柔軟性を持ちながら、情報を外部のRDBや個別のCSVなどと容易に連携でき、内部でさまざまな加工や集計などができる便利ツールということもできます。

おしまい
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ITカイゼンとは、業務のムリ、ムダ、ムラをなくすために、現場が中心となって情報の流れをよくする活動です。ちょっと分かりにくいキーワードですが、ITを改善するのではありません。ITで何かを改善するのではありません。ITカイゼンは、実はITでなくてもできるのです。あくまで、ここでの対象は、業務であり、業務で利用または生成される情報なのです。

情報には、アナログな情報とデジタルな情報があります。これらをひっくるめて、ITカイゼンは情報の流れをよくします。具体的には、以下の３つのステップを繰り返し実施します。

3 構造の見える化，情報の流れの見える化，業務間・部門間の情報連携

ステップ１では、見えない情報を見えるようにします。情報を見えるようにするということは、それぞれの情報の形をみつけ、それに合った引き出しに整理整頓することです。引き出しには、きちんとラベルを貼って、誰が見ても分かるようにしておきます。

ステップ２は情報の流れの見える化です。この情報は、誰が作ったのか、誰が使うのか、といった情報の送り手と受け手を明らかにし、情報の流れから業務の流れを再定義します。ここで、さまざまな情報のムダが見えてきます。

ステップ３では、情報の流れの中で、ボトルネックを探し改善します。企業や組織的な活動では、業務間、部門間で連携して仕事を進めていくことが必要です。特に連携が悪いところ、時間がかかっているところ、ミスが多いところなどを徹底的に改善します。

＞＞ 7.「ITカイゼンのためのツール」

業務システムを開発するプロセスは、一般的なモノづくりと似ていて、製品を開発するには、見積り（要件定義）、設計（仕様書作成）、製造（実装）、検査、そして保守などがあります。基幹系など大がかりなシステムになると、ビルやマンションの建設のように、これらの各工程を綿密に実行していきます。これを、ITの世界ではフォーターフォール型開発といいます。

業務システムを構築する場合、「できあがって見たら、自分たちの業務にあわなかった」といった状況を回避するために、プロトタイピング方式とか、アジャイル型開発といった手法もとられています。しかし、プロトタイピング方式も、アジャイル型開発も、以下の図でいうと開発メンテ型に含まれます。

これに対して、PDCA型の業務システムでは、常に業務システムのどこか一部が作り変えられているようなしくみです。開発フェーズと運用フェーズが限りなく一体化しています。たとえるならば、常に改装、改築している温泉旅館、あるいは永遠に工事を続けているサクラダファミリアみたいなものです。

図2 開発メンテ型とPDCA型

多くの場合、このPDCA型のシステム開発は好まれません。作り手と使い手の責任分担が不明確だし、開発者としては、システムの検収や費用の請求がとてもしにくいからです。使う側も、いつも工事中ではあまり気持ちがよくありません。しかしながら、常に進化する組織とは、実はこういう状態なのではないでしょうか？

＞＞ 6.「ITカイゼンの意味すること」

業務システムというと、人間系（アナログ系）を多分に含むしくみを指す場合もありますが、ここではデジタル系、つまりITシステムを指すことにします。たとえば、基幹系の情報システムを何千万円、あるいは何億円もかけて構築したが、どうも社内で評判がわるい、あるいは、使っていないようだ、といった事例が後を絶ちません。

ないものねだり、という部分もありますが、どのようなシステムでなければならないのでしょうか？　あるいはどのように作らなければならないのでしょうか？　以下の図のように、仕様を満たしていても、利用可能（満足レベル）でない場合が実は多いのです。

図1 多くの成功事例，問題のある事例，極めて少ない理想的事例

開発者あるいは設計者にとっては、お金と時間さえかければ、要求仕様を満足するシステムを作ることはできるのだ、と確信をもって言えるはず。しかし、ここでの問題は、お金と時間は有限であること、そして要求そのものが仕様書として明らかではないことですね。

素晴らしいシステムとは、業務の変革とともに拡張可能なしくみです。これを効果に見合った価格で提供してもらえるなら、これ以上に素晴らしいことはないはずです。

＞＞ 5.「PDCA型の業務システム」

IT（Information Technology）は、日本語では情報技術と訳されていますが、正確にはIT＝情報技術ではありません。ITとは「デジタル化された情報技術」のことです。私たち人間が普段やっているアナログ的な情報技術は、ITではありません。テレビだって、ちょっと前までは、アナログでしたね。

インターネットが普及し、あらゆる情報がデジタル化されてしまいそうな勢いですが、ここでそれらのIT社会に飲み込まれてしまわないように、ひとことアドバイス。ITには、装置としてのITと道具としてのITの２種類あるということを知っておきましょう。

装置としてのITは、文字通り装置あるいは機械として、情報をインプットすると、何らかの計算をしたり、誰かに情報を伝えたり、何かを動かしたりするしくみです。銀行のATMは巨大なIT装置です。鉄道や航空会社のチケット予約などもIT装置です。装置としてのITは、作り手（銀行や航空会社）がいて、利用者（お客様）がいます。

一方、道具としてのITは、そのITを用いて何を作るかは、あらかじめ分かりません。ITによってやりたいことや作りたいしくみは、道具の使い手である人（これは、使い手というより作り手）が決めます。そういう意味では、道具としてのITは、作り手の手足、あるいは知恵の一部となって、さまざまな問題解決を支援します。

最近、企業の情報システム構築、あるいはシステムインテグレーション、といった世界では、ITの使い手（発注者）と作り手（受注者）の間で、いろいろな行き違いが多いようです。企業のさまざまな業務を、装置としてのITに置き換えることの限界が見えてきたといえるでしょう。

＞＞ 4.「企業が望む理想システム」

ものづくりの現場では、７つのムダ（造りすぎのムダ、手待ちのムダ、運搬のムダ、加工そのもののムダ、在庫のムダ、動作のムダ、不良品・手直しのムダ）というのがあります。ムダをなくすことで、組織として、よりゼイ肉のない俊敏な体になったことが現在の日本の製造業の強さの秘密なのです。

一方、ITの世界では、目を覆いたくなるようなムダ、ムダ、ムダの山積みです。しかし、通常、情報というのは目に見えないので、多くの場合、このムダにだれもきがつきません。

では、どのようなムダがあるか見てみましょう。

• その１：不要な情報を生成するムダ
• その２：必要な情報の到着を待つムダ
• その３：そもそも情報を伝達するムダ
• その４：不正確な情報を修正するムダ
• その５：そもそも情報を蓄積するムダ
• その６：必要な情報を探すムダ
• その７：情報の意味や精度を確認するムダ

いかがでしょうか？　えっこれってムダなの？というものも含まれているかもしれません。すべてムダなのです。これらをなくすことで、実は信じられないくらい効率的でかつパワフルな組織に生まれ変わることができます。

＞＞ 3.「世の中には２種類のITがある」